公開日：2026年11月2日／最終更新日：2026年11月2日
この記事の使い方：事務代行を検討する前に、自社の事務を「業務棚卸し表」へ書き出し、外注候補・分担候補・社内に残す仕事を仕分けるための実務記事です。
事務代行で対応できる業務を先に確認したい方は産廃・解体の事務代行サービスを、「どの仕事を外へ出すか」という経営判断の考え方から整理したい方は人手不足の対策として、今ある仕事を5つに分ける記事をご覧ください。
皆さまこんにちは。株式会社ケイ・システムの小島啓義です。
- 「事務員さんの仕事が多すぎる」
- 「電子マニフェストを導入したのに、事務が楽にならない」
- 「事務代行に興味はあるけれど、何をお願いできるのか分からない」
解体業者や産業廃棄物処理業者の経営者様から、このようなご相談をいただくことがあります。
こうしたとき、最初に必要なのは、新しいシステムを導入することでも、すべての業務を外注することでもありません。
今、社内で誰が、どんな仕事を、どれくらいの時間をかけて行っているのかを整理すること。これを「業務の棚卸し」といいます。
今回は、産廃・解体業界で実際に発生する事務を例に、仕事を一覧表へ書き出し、社内に残す仕事と外注できる仕事を判断する方法をご紹介します。
まず結論（30秒）
産廃・解体事務の業務棚卸しは、次の3つを整理するだけでも始められます。
- 仕事を見える化する：業務名・頻度・担当者・必要資料・作業時間を書き出す。
- 仕事を仕分ける：外注候補、社内と外注先で分担する仕事、社内に残す仕事を区別する。
- 役割を決める：作業担当者と最終確認者を明確にする。
大切なのは、入力作業だけでなく、資料の回収、内容確認、関係者への連絡、差戻し対応まで書き出すことです。
外注できる作業を増やすことが目的ではありません。社内が本来担うべき判断や管理に集中できる仕組みをつくることが目的です。
この記事では、記入例と、ExcelやGoogleスプレッドシートへそのまま貼り付けられる9項目のテンプレートを掲載しています。
目次
産廃・解体事務で業務棚卸しが必要な理由
入力作業の前後にも、多くの仕事が隠れている
例えば、電子マニフェスト（JWNET）を登録する仕事を考えてみましょう。パソコンで入力する前後には、さまざまな作業があります。
- 現場から受渡確認票や写真を受け取る
- 現場名、廃棄物の種類、数量を確認する
- 情報が不足していたら、現場や収集運搬業者へ連絡する
- 処分場の受入情報と照合する
- 必要事項を確認して、JWNETへ登録する
- 差戻しや未完了の状況を確認する
これらは一連の業務ですが、会社によってはすべてを「電子マニフェストの入力」という一つの仕事として扱っています。
しかし実際には、「入力」と「確認・連絡」は別の作業です。入力を外注しても、必要な情報を集める仕事がすべて社内に残れば、期待したほど事務負担が減らない可能性があります。
担当者の能力ではなく、業務の分担を見る
事務員さんが忙しそうにしていると、「処理能力が足りないのではないか」と考えてしまうこともあるかもしれません。しかし業務を細かく確認すると、次のような状態が見つかることがあります。
- 同じ情報をExcelとJWNETへ二重入力している
- 確認先が決まっておらず、毎回相手を探している
- 紙と電子の資料を別々に整理している
- 担当者しか分からない顧客別のルールがある
- 月末に請求用の資料をまとめて照合している
これは担当者個人の問題ではなく、業務の仕組みを見直すことで改善できる可能性がある問題です。確認先を一人しか知らない状態が続く理由は、マニフェスト管理が一人に偏る理由の記事で詳しく解説しています。
業務棚卸しは、人を評価するためではなく、仕事の流れを整理するために行います。
業務棚卸し表の書き方｜記入する9項目
難しい業務管理システムは必要ありません。最初はExcelやGoogleスプレッドシートで十分です。次の9項目を用意してください。
| 項目 | 記入する内容（例） |
|---|---|
| ①業務名 | JWNET登録、紙マニフェスト整理、請求資料の照合など |
| ②頻度・件数 | 毎日、週1回、月80件など |
| ③現在の担当者 | 事務員、社長、現場責任者など |
| ④必要資料・入手先 | 受渡確認票、LINE、計量票、Excelなど。誰から、どの方法で届くかも書く |
| ⑤1件あたりの時間 | 1件4分、1回30分など |
| ⑥月間作業時間 | 月間件数×1件あたりの時間 |
| ⑦委託区分 | A：外注候補／B：分担候補／C：社内で対応 |
| ⑧依頼したい範囲 | 入力のみ、資料回収から、確認連絡までなど |
| ⑨最終確認者 | 社長、管理者、業務責任者など |
月間作業時間の計算方法
計算方法は簡単です。
月間件数 × 1件あたりの作業時間 ＝ 月間作業時間
例：月80件のJWNET登録作業が、1件4分かかる場合
80件 × 4分 ＝ 320分（5時間20分）
このように作業時間を数字にすると、その業務にどれくらいの時間を使っているかが分かります。
なお、1件4分という時間は説明用の仮定です。実際の作業時間は、登録内容や現場情報の整い方によって変わります。
入力時間と確認時間は分けて記録する
ここが今回の棚卸しで最も重要なポイントです。例えばJWNETの作業時間を測る場合は、次のように分けます。
- 入力そのものにかかった時間
- 資料の内容を確認した時間
- 不足情報を問い合わせた時間
- 差戻しに対応した時間
さらに、作業者が実際に手を動かした時間と、相手からの回答を待っていた時間は分けて記録しましょう。
回答待ちの時間を作業時間に含めないことで、実際に手が動いている仕事と、確認が止まっている箇所を分けて把握しやすくなります。
【記入例】産廃・解体事務の業務棚卸し表
以下は、月80件程度の電子マニフェスト業務がある会社を想定した記入例です。
モデルケースについて：特定の取引先の実績ではなく、説明用に作成したモデルケースです。件数・時間・業務量は実測値ではありません。
※スマートフォンでは、表を左右にスクロールできます。
| 業務名 | 月間件数×時間 | 現在の担当 | 主な資料 | 月間工数 | 区分 |
|---|---|---|---|---|---|
| 受渡確認票の受領・仕分け | 80件×2分 | 事務 | LINE・写真 | 160分 | A 外注候補 |
| 不足情報の確認連絡 | 20件×8分 | 事務 | 受渡確認票・メール | 160分 | B 分担候補 |
| JWNET登録作業 | 80件×4分 | 事務 | 確認済みの情報 | 320分 | A 外注候補 |
| 差戻し対応の連絡・整理 | 10件×10分 | 事務 | JWNET・伝票 | 100分 | B 分担候補 |
| 紙マニフェスト整理 | 40件×3分 | 事務 | 紙マニフェスト | 120分 | A 外注候補 |
| 台帳への転記 | 月1回×90分 | 事務 | Excel・実績データ | 90分 | A 外注候補 |
| 請求用数量の照合 | 月1回×120分 | 事務 | 計量票・請求資料 | 120分 | B 分担候補 |
| 許可証期限一覧の更新 | 月1回×30分 | 事務 | 許可証・管理台帳 | 30分 | A 外注候補 |
| 委託条件の社内承認 | 2件×15分 | 管理者 | 契約資料・許可情報 | 30分 | C 社内で対応 |
| 数量・委託先の最終確定 | 10件×5分 | 責任者 | 現場情報・確認記録 | 50分 | C 社内で対応 |
| 合計 | 10業務 | 1,180分 （19時間40分） | A・B・C | ||
表2は、全体を見渡しやすいように主要6項目へ絞った概要版です。⑧依頼したい範囲と⑨最終確認者まで含めた9項目すべてをそろえた記入例は、この後の「9項目テンプレート」に、ExcelやGoogleスプレッドシートへ貼り付けられる形で収録しています。
A・B・C区分の意味
A
外注候補
必要資料と手順を共有できれば、外部へ任せることを検討しやすい仕事です。
- 受渡確認票の仕分け
- JWNET登録作業
- 紙マニフェスト整理・台帳転記
B
分担候補
確認連絡や資料整理を外部へ任せ、必要な判断・承認を社内で行う仕事です。
- 不足情報の確認連絡
- 差戻し対応の連絡・整理
- 請求用数量の照合
C
社内で対応
会社としての意思決定、最終確認、責任を伴う判断です。
- 委託条件の社内承認
- 数量・委託先の最終確定
※A・B・Cは、この記事独自の仕分け区分です。JWNETの料金区分などとは関係ありません。
※A・B・Cは、法令上の委託可能な範囲を断定する分類ではありません。実際の委託可否は、業務内容・契約条件・システムの利用規約・権限等を確認して決定します。
自社で使う9項目テンプレート（Excel・スプレッドシート用）
実際の棚卸しは、9項目すべてを列にした表で行います。使い方は次の2つです。
- 表計算ソフトで作る場合：下の「見出し行」をコピーして、ExcelやGoogleスプレッドシートのA1セルへ貼り付けます。9つの列に分かれて入ります。
- 紙やメモで始める場合：表3の空欄テンプレートを見ながら、時間がかかっている仕事から書き出します。
見出し行（9項目・タブ区切り）
業務名 頻度・件数 現在の担当者 必要資料・入手先 1件あたりの時間（分） 月間作業時間（分） 委託区分 依頼したい範囲 最終確認者
枠内は左右にスクロールできます。枠内をクリックすると全体を選択できます（ブラウザによっては、ドラッグで選択してください）。コピーしてA1セルへ貼り付けると、項目ごとに別の列へ入ります。時間の列は数字だけを入れると、合計を計算しやすくなります。
記入例10業務を9項目で見る（タブ区切り・貼り付け用）
表2の記入例を、9項目すべてそろえて並べたものです。見出し行を含めてコピーし、A1セルへ貼り付けてください。月間作業時間（分）の列を合計すると1,180分（19時間40分）になります。
業務名 頻度・件数 現在の担当者 必要資料・入手先 1件あたりの時間（分） 月間作業時間（分） 委託区分 依頼したい範囲 最終確認者 受渡確認票の受領・仕分け 月80件 事務 LINE・写真（現場担当者から） 2 160 A 外注候補 受領・仕分け 管理者 不足情報の確認連絡 月20件 事務 受渡確認票・メール（現場・収集運搬業者） 8 160 B 分担候補 確認連絡と回答の記録（判断は社内） 管理者 JWNET登録作業 月80件 事務 確認済みの情報 4 320 A 外注候補 確認済み情報の登録 管理者 差戻し対応の連絡・整理 月10件 事務 JWNET・伝票 10 100 B 分担候補 連絡と状況の整理（修正の承認は社内） 管理者 紙マニフェスト整理 月40件 事務 紙マニフェスト 3 120 A 外注候補 整理・データ入力 管理者 台帳への転記 月1回 事務 Excel・実績データ 90 90 A 外注候補 転記・集計 管理者 請求用数量の照合 月1回 事務 計量票・請求資料 120 120 B 分担候補 照合と差異の一覧化（数量の確定は社内） 管理者 許可証期限一覧の更新 月1回 事務 許可証・管理台帳 30 30 A 外注候補 一覧の更新 管理者 委託条件の社内承認 月2件 管理者 契約資料・許可情報 15 30 C 社内で対応 （依頼しない） 社長 数量・委託先の最終確定 月10件 責任者 現場情報・確認記録 5 50 C 社内で対応 （依頼しない） 社長
※モデルケースです。⑧依頼したい範囲と⑨最終確認者は一例であり、実際の分担は会社ごとに決めてください。
※スマートフォンでは、表を左右にスクロールできます。
| ①業務名 | ②頻度・件数 | ③現在の担当者 | ④必要資料・入手先 | ⑤1件あたりの時間 | ⑥月間作業時間 | ⑦委託区分 | ⑧依頼したい範囲 | ⑨最終確認者 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | A・B・C | （記入） | （記入） |
| （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | A・B・C | （記入） | （記入） |
| （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | A・B・C | （記入） | （記入） |
| （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | A・B・C | （記入） | （記入） |
| （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | （記入） | A・B・C | （記入） | （記入） |
最初からすべての業務を埋める必要はありません。
まずは、時間がかかっている仕事を5つ書き出すことから始めましょう。
事務代行に出す仕事と社内で残す仕事の判断基準
すべての事務作業を外部へ任せる必要はありません。逆に、すべてを社内で抱える必要もありません。
判断の基本は、「作業をすること」と「会社として判断すること」を分けることです。
A：外注候補にしやすい仕事
手順が決まっていて、必要な資料を渡すことで処理できる仕事は、外注候補になります。例えば次のような業務です。
- 電子マニフェストの登録支援
- 紙マニフェストの整理・データ入力
- 受渡確認票や写真の仕分け
- 管理台帳への転記
- 契約書・許可証のファイル整理
- 報告書作成に必要な基礎データの整理
ただし、登録内容の確定方法、システムの権限、承認・報告の役割分担は、事前に確認しておく必要があります。
B：社内と外注先で分担する仕事
産廃・解体業界では、入力よりも確認や調整に時間がかかることがあります。例えば次のような仕事です。
受渡確認票が届かない場合
外注先
未提出の一覧作成、現場や業者への連絡、回収状況の記録
社内
必要に応じた現場責任者への指示、内容の最終確認
数量が一致しない場合
外注先
現場控え・計量票・登録情報の照合、差異の整理、確認先への連絡
社内
数量の最終確定、修正内容の承認
処分場との確認事項がある場合
外注先
必要資料の送付、受入情報の確認、回答の取りまとめ
社内
委託内容や契約条件についての判断、必要な承認
こうした業務は、連絡先・確認方法・最終決定者を決めておくことで分担しやすくなります。
C：社内に残すべき仕事
作業を外注しても、会社として管理・判断しなければならないことがあります。例えば次のような仕事です。
- 委託先の選定と契約方針の決定
- 契約内容の最終承認
- 廃棄物の種類や数量など、委託・報告内容の最終確定
- 社内の管理責任者として行う判断
- 外注先の業務品質と処理状況の管理
事務を外注しても、法令上の責任は移りません。
産業廃棄物の処理を処理業者へ委託した場合でも、排出事業者の処理責任がなくなるわけではありません。建設・解体工事では、原則として元請業者が排出事業者となります。
事務代行会社へ作業を依頼することと、廃棄物処理法上の責任が移ることは別です。電子マニフェストの登録や報告も、事務代行会社が操作を担当する場合を含め、それぞれの事業者としての立場や責任は変わりません。具体的な運用は、JWNETの公式情報と委託契約の内容で確認してください。
許可の適否や法令解釈など、専門的な判断が必要な場合は、所管の行政や適切な専門家へ確認してください。
【モデルケース】月19時間40分の事務を仕分ける
先ほどの記入例を、A・B・Cの3区分に分けてみましょう。
| 区分 | 該当業務の月間工数 | 考え方 |
|---|---|---|
| A：外注候補 | 720分（12時間） | 入力・仕分け・台帳整理など |
| B：分担候補 | 380分（6時間20分） | 不足確認・差戻し・数量照合など |
| C：社内で対応 | 80分（1時間20分） | 委託条件・数量等の最終承認 |
| 合計 | 1,180分（19時間40分） | 10業務の合計 |
月19時間40分（1,180分）の内訳
この表を見ると、モデルケースの作業時間の多くが、外注候補または分担候補であることが分かります。
Aの12時間が、そのまま12時間の削減につながるわけではありません。
外注先への情報共有、社内確認、委託後の管理にも時間が必要です。棚卸しの段階では、「外注候補の業務量」と「実際に削減できた時間」を分けて考えましょう。
入力だけ外注する場合と、確認まで分担する場合
入力だけを外注する場合
- 事務員さんの入力作業は減らせる可能性がある
- 不足情報の確認、収集運搬業者への連絡、処分場との数量照合が社内に残ると、確認業務の負担は変わらない
確認連絡まで分担する場合
- 外注先と社内の役割を決め、不足情報の回収や確認連絡まで分担する
- 社内担当者は、最終確認や承認に集中しやすくなる
単に作業を外へ出すのではなく、仕事の流れを整理することが大切です。
失敗しない業務棚卸しの進め方｜5ステップ
STEP 1：直近1か月の仕事を書き出す
まず、事務担当者が行っている仕事を一覧にします。毎日行う作業だけでなく、週次・月次の作業も対象にしてください。
JWNET、紙マニフェスト、契約書、台帳、請求など、名前が分かる業務から書き出せば十分です。
STEP 2：実際にかかった時間を測る
1件に何分かかったのかを記録します。可能であれば数件分を測定し、平均時間を記載します。
このとき、入力・確認・電話・差戻しを分けて記録すると、外注範囲を決めやすくなります。
STEP 3：必要な資料と受領方法を書く
その仕事をするために何が必要かを書き出します。例えば、JWNETの入力に必要な情報が、受渡確認票・LINE・Excel・写真のどこにあるのかを確認します。
ここで、現場に新しい方法を強制する必要はありません。現在の資料の送り方を前提に、誰が受け取り、どう整理するかを決めます。
STEP 4：A・B・Cの3区分に分ける
一覧にした業務を、外注候補・分担候補・社内対応に仕分けます。判断に迷う場合は、無理に外注候補へ入れず「分担候補」にしておきましょう。
特に、数量や契約条件の判断が関係する仕事は、作業と最終承認を切り分けることが重要です。
STEP 5：小さく始めて見直す
最初からすべての業務を外注する必要はありません。紙マニフェストの整理や受渡確認票の仕分けなど、範囲を限定して始める方法もあります。
開始後は、作業時間だけでなく、確認の往復回数、未処理件数、社内の承認負担も確認しましょう。想定と異なる仕事が見つかった場合は、棚卸し表の業務名や担当範囲を見直します。
外注前に決めておきたい役割分担
業務棚卸しを行ったあと、実際に外注を検討する際は、少なくとも次の内容を決めておくことをおすすめします。外注先の作業範囲は、事務代行の委託契約でも確認しておきましょう。
| 確認事項 | 決めておく内容 |
|---|---|
| 資料の送付方法 | LINE・メール・Excelなど |
| 資料を送る人 | 現場担当者・収集運搬業者・事務担当者など |
| 外注先の作業範囲 | 入力、仕分け、連絡、照合、台帳整理など |
| 不足情報の確認先 | 現場・下請け業者・収集運搬業者・処分場 |
| 最終確認者 | 会社側の管理者・責任者 |
| 例外が発生した場合 | 誰へ連絡し、誰が判断するか |
| 作業完了の確認方法 | 完了報告、共有台帳、定期的な確認など |
例えば、現場担当者が受渡確認票の写真をLINEで送る運用であれば、その方法を活かしたまま、裏側の整理や入力を外注することも考えられます。
当社では、こうした紙・写真・LINEなどの情報を、人が内容を確認しながら実務データへ整えることを「人間OCR」と呼んでいます。
現場のやり方を無理に変えるのではなく、事務側の受け取り方と処理方法を整える。これが、ケイ・システムの考える「現場を変えないDX」です。
※外部へ委託する際は、取り扱う情報の機密保持、個人情報、アカウントの権限、委託先の管理方法も確認してください。IDやパスワードを安易に共有する運用は避け、JWNETの公式手続きや社内のセキュリティルールに沿って権限を設定しましょう。
よくある質問（FAQ）
Q1．事務業務の一部だけでも外注できますか？
はい。業務の一部分からご相談いただけます。例えば、紙マニフェストの整理だけ、電子マニフェストの登録支援だけ、受渡確認票の整理だけといった方法です。
ただし、実際の対応範囲は資料の状態や運用条件によって変わるため、事前の確認が必要です。
Q2．業務棚卸しは、事務員さん全員で行う必要がありますか？
最初から全員で詳細な資料を作成する必要はありません。まずは業務を把握している担当者と管理者で、主要な仕事を書き出すことから始めましょう。
その後、現場や他の担当者にも確認し、漏れている作業を追加すると進めやすくなります。担当者の退職や引き継ぎが近い場合は、引き継ぎ・事務員退職サポートもご覧ください。
Q3．紙と電子マニフェストが混在していても棚卸しできますか？
はい。むしろ、紙と電子が混在している会社では、資料の受領・整理・入力・確認を分けて書き出すことが重要です。
紙マニフェストの保管や返送確認と、電子マニフェストの登録・報告の確認では、必要な作業が異なります。
Q4．外注すると、排出事業者の責任も移りますか？
いいえ。産業廃棄物の処理を委託しても、排出事業者の処理責任はなくなりません。
事務代行は、資料の整理、登録作業、確認連絡などの実務を支援するものです。会社としての判断や確認の仕組みは、引き続き必要です。
Q5．現場がLINEと紙でしか情報を送れなくても大丈夫ですか？
はい。既存のLINE、紙資料、Excel、写真を活用して業務を整理する方法があります。
ただし、必要な情報が読み取れない場合や、数量などが確定していない場合は、追加の確認が必要です。現場が新しいシステムに合わせることだけを解決策にせず、受け取った情報をどう整理するかを考えることが大切です。
まとめ｜事務を減らす前に、仕事を見える化する
産廃・解体業界の事務負担を減らすために、いきなりシステムを変更したり、すべてを外注したりする必要はありません。まずは、今ある仕事を棚卸ししてみてください。
- 業務名
- 頻度・件数
- 現在の担当者
- 必要資料・入手先
- 1件あたりの時間
- 月間作業時間
- 委託区分
- 依頼したい範囲
- 最終確認者
この9項目を書き出すだけでも、社内で続ける仕事、外部へ相談できる仕事、役割分担を見直す仕事が見えてきます。
紙マニフェストの整理から入力、関係者への確認まで、産廃事務の現場に長く向き合ってきて感じるのは、産廃事務の負担は帳票の入力作業だけでは測れないということです。
資料を探す時間、数量を確認する時間、関係者と連絡を取り合う時間。こうした見えにくい仕事まで整理して、初めて実態が分かります。
大切なのは、仕事を人に任せきりにするのではなく、会社に仕組みを残すことです。
産廃・解体事務の業務棚卸し・外注範囲のご相談
どの仕事を外注できるか分からない段階から、ご相談いただけます。
- 何を外注できるのか分からない
- JWNETや紙マニフェスト以外の事務も頼みたい
- 事務員さんの負担を減らしたいが、何から手を付ければよいか迷っている
ケイ・システムでは、産廃・解体業界の実務を踏まえ、電子マニフェスト入力、紙マニフェスト整理、受渡確認票、契約・台帳・帳簿関連の事務を支援しています。入力作業だけでなく、収集運搬業者・下請け業者・処分場との事務連絡や必要情報の確認、取りまとめまで含めて、入力できる状態をつくるところからご相談いただけます。
きれいに整理された業務一覧表がなくても大丈夫です。今あるExcel、紙資料、受渡確認票などをもとに、どの仕事を社内に残し、どこから支援できるかを一緒に整理します。
お電話・メール・LINEでのご相談
株式会社ケイ・システム｜神奈川営業所：〒242-0028 神奈川県大和市桜森2-3-15 三井ビル101
最初の一歩は、事務を全部外注することではありません。今ある仕事を整理することから始めましょう。
監修・免責
ケイ・システムは、解体・産廃業界に特化したバックオフィス構築支援を行っています。代表自身が、かつて17万5,000枚を超える紙マニフェストと向き合ってきた経験をもとに、現場の負担をできるだけ変えず、会社に残る事務の仕組みづくりを支援しています。
免責：本記事は、産廃・解体業界における事務業務の整理と、外部委託の検討方法を紹介するものです。掲載した業務時間、件数、区分は説明用のモデルケースであり、実際の労働時間や削減効果を保証するものではありません。法令上の義務、廃棄物の区分、委託契約の適否、行政手続き等は、事業者の区分や個別の事情によって異なります。必要に応じて、環境省、JWNET、所管自治体、専門家等の一次情報をご確認ください。
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