【初めて当サイトへお越しの方へ】
産廃・解体業界の事務効率化や、私が現場で経験した「17万5千枚の紙」との戦いから生まれた解決策など、 当サイトの全体像を1ページに凝縮してまとめています。
記事を読み進める前に、まずは 初めての方へのガイドブック をご一読いただけると、貴社にぴったりの解決策がより早く見つかります。
こんにちは、株式会社ケイ・システム（神奈川県大和市）代表取締役の小島 啓義です。 電子マニフェスト（JWNET）導入支援／運用設計／入力代行（事務代行・アウトソーシング）／帳票・証憑管理を、現場目線でやっています。
- “最新版が分からない”状態は、行政報告・元請け監査・排出事業者責任の確認で一気に詰みます。
- 解決策はシンプルで、①台帳（一覧）②置き場所③更新ルールの「版管理3点セット」を作るだけ。
- 紙/電子混在・許可証更新忘れ・契約書旧版など、よくある地雷をチェック表で潰せば、6月前後に慌てません（期限や様式は自治体案内を要確認）。
目次（タップで開閉）
まず押さえる結論（“最新版が分からない”の正体）
「行政報告書、去年の控えどこ？」
「委託契約書、これ…いつ作った版？」
「許可証の写し、期限切れてない？」
こういう状態、神奈川県の解体・産廃の現場では“あるある”です。
でもこれ、忙しいから仕方ない…では済みません。
最新版が分からない＝責任を果たしている証拠が出せない、という状態だからです。
本記事では、神奈川県の解体・産廃（収集運搬／中間処分／元請）で 実績報告書・委託契約書・許可証写しを「いつでも出せる」状態にするための、 現場向けの版管理をまとめます。
実績報告書とは（初心者向けに整理）
まず用語整理です。現場で「実績報告書」と呼ばれるものは、会社の立場（排出事業者／処理業者など）や自治体運用で複数あります。
ここでは、問い合わせが多い“マニフェストに関する年次の報告（紙マニフェストが絡むケース）”を中心に説明します。
紙マニフェストが絡むと“年1回の提出”が発生しやすい
紙マニフェストを交付している場合、前年度分の交付状況をまとめて提出する運用があります。
神奈川県の案内でも、提出期間が4月1日〜6月30日と示されています（詳細は一次情報をご確認ください）。
電子マニフェストだけなら不要な場合も（要確認）
ここが超重要です。
電子マニフェスト（JWNET）を利用している場合は、この報告が不要と案内されているケースがあります。
ただし、紙/電子混在・現場ごとの運用・元請けの監査要求などで「出せる形」に整えておく価値は大きいです。
ポイント（Trust）
行政報告・期限・様式は、自治体や事業形態で変わることがあります。
不確かな箇所は断定せず、必ず一次情報（神奈川県・政令市・JWNET等）で確認してください。
委託契約書・許可証の「最新版が不明」な会社で起きること
元請け監査で“出せない”が致命傷になる
最近は、元請けや大手排出事業者が排出事業者責任の観点で、下請けをしっかり見ています。
「委託契約書の控え」「許可証の写し」「帳票・証憑」「実績報告の控え」—
これをその場で出せないと、現場が止まったり、次回の受注に響くことがあります。
許可証更新忘れが連鎖する
収集運搬・処分の許可証は、関係者が多いほど更新管理が難しくなります。
「更新後の新しい写しが共有されていない」
「現場担当が古いPDFを添付してしまう」
こういう小さなズレが、監査・行政指導の“入口”になります。
「事務員が急に辞めて困っている…」
そんな会社の不安をゼロにします。
採用・教育コストは0円。プロのチームが明日から貴社を支えます。
属人化を防ぎ、経営に集中できる環境を。
現場あるある（匿名事例）—どう困る→どう防ぐ→誰がやる
-
期限
6月前半、元請けから突然「提出控えを今日中に」→探すだけで半日溶ける。
防ぐ：月次で集計し、控えを固定フォルダへ。やる人：事務（または事務代行）。 -
契約
契約書が旧版のまま押印→条項や記載が現状とズレて差し戻し。
防ぐ：「最新版」フォルダ1本化＋版番号。やる人：管理者1名を指名。 -
許可証
許可証の期限が切れているPDFを送ってしまい、監査で指摘。
防ぐ：許可証は“発行日/期限”を台帳で管理。やる人：協力会社を含む台帳担当。 -
混在
紙/電子混在で集計が二重化→数字が合わず「どれが正？」になる。
防ぐ：現場ごとに運用を決め、入口（受渡確認票）を統一。やる人：現場責任者＋事務。 -
証憑
受渡確認票が戻らない/写真が不鮮明→数量ズレ・担当者不一致で修正地獄。
防ぐ：当日共有（LINE/メール）＋チェック。やる人：ドライバー＋受信側（代行可）。
版管理を終わらせる「3点セット」
版管理って、難しいIT用語に聞こえますが、やることは3つだけです。
①台帳（一覧）②置き場所③更新ルール。この3点が揃えば、“最新版が迷子”は終わります。
① 版管理台帳（一覧）
まずは一覧です。ExcelでもスプレッドシートでもOK。
「何を」「どこに」「誰が」「いつ更新」—これが一行で見えるだけで世界が変わります。
② フォルダ設計（置き場所の固定）
“探す時間”が最もムダです。
最新版フォルダは1つ。古い版は「履歴」へ移動。これだけで混乱が激減します。
③ 更新ルール（いつ・誰が・何を）
ルールがないと、結局は人に依存します。
例：許可証は「更新が出た当日に共有」／契約書雛形は「四半期に一度見直し」など、無理のない頻度で固定します。
最短で整えるチェックリスト（表）
ここから実務です。神奈川県の解体・産廃で、まず固めたい“版管理の対象”を表にしました。
まずは上から順番に埋めるだけでOKです。
| 対象（例） | よくある危ない状態 | 整えるゴール（最新版の条件） | 担当の決め方 |
|---|---|---|---|
| 実績報告書（行政報告） | 6月に慌てて集計／控えが見つからない | OK 月次で集計→年次は“出すだけ”にする（期限・様式は要確認） | 事務（または事務代行）に一本化 |
| 委託契約書（雛形＋締結済） | 古い雛形が混在／最新版が不明 | OK 最新版フォルダ1本化＋版番号（例：v2026-02） | 管理者1名を指名（社長直下が強い） |
| 許可証写し（収集運搬／処分） | 期限切れPDFが共有フォルダに残る | OK 「期限・更新日」を台帳で管理＋最新のみ配布 | 協力会社含め“提出窓口”を決める |
| 現場/店舗マスタ | 現場名がバラバラ／住所が古い | OK 現場名・住所・担当者が統一（差戻し/監査の火種を削る） | 現場責任者→事務が反映（逆にしない） |
| 帳票・証憑（受渡確認票/写真） | 戻らない／写真不足／数量ズレ | OK 当日共有＋受信側でチェック（抜けは当日潰す） | ドライバー＋受信（代行可） |
運用の入口を固める（受渡確認票＋LINE“人間OCR”）
版管理は「保管」だけじゃありません。
実は一番大事なのは、入口（現場でどう情報が生まれるか）です。
受渡確認票を“当日共有”にする。
そして、LINEで写真を送るだけの運用に寄せる。
これだけで、期限切れ・差戻し・数量ズレの火種が目に見えて減ります。
初心者向けメモ
「人間OCR」は、システムに合わせるために現場の書式を変えるのではなく、
現場の書式のまま“送るだけ”に寄せて、受信側（事務側）で整える考え方です。
ケイ・システムの事務代行（アウトソーシング）でできること
ここまで読んで「理屈は分かった。でも、やる人がいない…」となった方。
それ、普通です。解体・産廃の会社は、現場が主役です。事務が回らないのは“能力不足”ではなく、構造の問題です。
私たちが支援できること（例）
- 実績報告書（行政報告）：月次で整え、年次は“出すだけ”へ（期限・様式は要確認）
- 委託契約書の版管理：最新版フォルダの運用／締結状況の見える化
- 許可証・証憑の管理：更新の取りこぼし防止／提出依頼が来ても即対応
- 帳票・受渡確認票の運用：当日共有・抜けチェック・差戻し予防
サービスの全体像（考え方と運用例）は、こちらにもまとめています。
👉 【2026年版】電子マニフェスト代行入力サービス｜料金・導入の流れはこちら
よくある質問（FAQ）
Q. 実績報告書（行政報告）は、電子マニフェストなら必ず不要ですか？
まずは一次情報（神奈川県・政令市・JWNET等）をご確認ください。不安なら、現状の運用を見た上で整理します。
Q. 契約書の“最新版”って、どう決めればいいですか？
逆に、フォルダが複数ある・管理者が複数いると、必ず迷子になります。
Q. 許可証の更新忘れが怖いです。最小限の運用は？
協力会社が多い場合は、提出窓口（集める人）を決めるのが先です。
Q. 名義貸しリスクって、何がきっかけで疑われますか？
個別事情で最適解が変わるため、一次情報の確認や専門家相談も含めて整理するのが安全です。
最後までお読みいただき、ありがとうございます！
私は「ITシステム」を売りたいのではありません。
17万5千枚もの紙に埋もれた現場の苦しみを知る一人として、業界の「三方良し」を実現するパートナーでありたいと考えています。
私の原体験や、ケイ・システムが大切にしている想い、そして全国の業者様から選ばれている具体的な理由は、こちらのページに詳しくまとめています。
▼ 17万5千枚の紙から始まった、私たちの挑戦
【初めての方へ】代表・小島の想いとサービスガイドはこちら
どんな些細なお悩みも、偶然の出会いから価値が生まれる「セレンディピティ」を信じて、お気軽にご相談ください。
お問い合わせ・ご相談（無料）
そんな会社の不安をゼロにします。
採用・教育コストは0円。プロのチームが明日から貴社を支えます。
属人化を防ぎ、経営に集中できる環境を。
株式会社ケイ・システム｜〒242-0028 神奈川県大和市桜森2丁目3-15 三井ビル101
TEL：046-259-6112 ／ FAX：046-259-6113 ／
Mail：info@ksystem.kanagawa.jp
監修・免責
監修・執筆：株式会社ケイ・システム（神奈川県大和市）／ 代表取締役
小島 啓義
「廃棄物業界をITで変える」をミッションに活動する、産廃・解体事務の専門家。
現場と事務の両面を踏まえ、現在は「ゴミの見える化」を実現する自動計量システム『企業の体重計®』の開発や、複雑化する産廃事務の代行・DX支援を通じ、循環型社会のデジタルインフラ構築を推進中。
免責：本記事は、産廃・解体業界の実務で起きやすい論点を整理した一般情報です。法令・運用は改正や自治体運用で変わる可能性があるため、必ず一次情報（JWNET・自治体・環境省等）で確認してください（要確認）。個別案件は状況により最適解が変わりますので、無料相談をご利用ください。
コメント