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「事務員が辞めたら、会社が止まる」——その不安は、仕組みで消せます。
産業廃棄物（産廃） 事務代行で、退職に左右されない“外部の土台（インフラ）”を作るのが唯一の現実解です。
ケイ・システムは、人間OCRで現場の書式を変えずに読み取り、電子マニフェスト（JWNET） 代行入力まで一気通貫で支援します。
事務員 突然 退職 対策 属人化 解消 解体業者 事務 効率化 受渡確認票 運用
- 「明日から来ません」で止まる業務を、組織で受け止める仕組みに変える
- 現場は“今の伝票のまま”。写真を送るだけで運用が回る形へ
- 神奈川県大和市から全国の現場をサポート（まずは無料で診断可能）
目次（タップで開閉）
明日、事務員が辞めたら何が止まるのか
経営者の皆様が本当に怖いのは、退職そのものではありません。
“その人しか分からない”状態で辞められることで、業務が連鎖的に止まることです。
退職ショックで起きる「3つの停止」
| 止まるもの | どう困る（現場・経営） | 再発防止の考え方 |
|---|---|---|
| 日々の登録・処理 | 伝票が溜まり、確認が追いつかない。 結果、現場も事務も「探す・聞く」に時間を奪われる。 | 作業を“人”ではなく“流れ”で管理し、代替可能にする。 |
| 電子マニフェスト運用 | ログイン情報が不明、入力ルールも不明。 電子マニフェスト（JWNET） 代行入力ができず、対応が遅れる。 | 権限・手順・台帳を整え、誰でも引き継げる形にする。 |
| 報告・提出の準備 | 報告シーズン（例：6月前後）に「集計できない」と焦る。 ※必要な報告や期限は自治体運用等で変わるため要確認。 | 普段からデータが揃う運用にして、まとめ作業を減らす。 |
「明日から来ません」で退職 → パスワード不明 → 伝票山積み → どこまで処理したか分からず、社長が深夜に入力…。
これは“担当者の問題”ではなく、属人化という設計ミスが原因です。
「事務員が急に辞めて困っている…」
そんな会社の不安をゼロにします。
採用・教育コストは0円。プロのチームが明日から貴社を支えます。
属人化を防ぎ、経営に集中できる環境を。
属人化・ブラックボックス化が生まれる理由
「ベテラン事務員が優秀」な会社ほど、危険が静かに進みます。
仕事が回る一方で、手順・判断基準・例外対応がその人の頭の中に溜まり、社長ですら中身が見えなくなるからです。
“ベテラン一人”が会社の弱点になる構造
理由1：忙しさが「仕組み化」を邪魔する
採用難で余裕がなく、マニュアル化や台帳整備が後回しに。
結果、「口頭・暗黙知・現場ルール」が積み上がりブラックボックス化します。
理由2：引き継ぎは“最後”にしか起きない
引き継ぎは退職時に突然必要になるのに、普段は進みません。
だからこそ、事務員 突然 退職 対策は“平時の設計”がすべてです。
結論：
属人化 解消は「注意」ではなく「設計」です。
人が変わっても同じ品質で回るように、業務を外部の土台として作り直す必要があります。
ITやツール導入が失敗する「テンプレートの罠」
DXを進めたいのに動けない。あるいは一度失敗して懲りた。
その背景には、現場に“綺麗なデータ”を要求するテンプレートの罠があります。
現場を変えようとするほど反発が起きる
- 「指定のExcelに入力して送ってください」
- 「OCR専用用紙に、丁寧に書いてください」
- 「FAXで送ってください（読み取り前提）」
指定書式に合わせる → 現場が混乱 → 記入ミス・差戻しが増える → 結局“紙のまま”に戻る。
「現場が悪い」のではなく、現場を否定する設計が失敗原因です。
解体現場や運搬現場は、工期・安全・段取りが最優先。
だから、解体業者 事務 効率化は「現場を変えない」から始めるのが近道です。
唯一の解決策は「事務をインフラ化」すること
事務をアウトソースするのは「作業の丸投げ」ではありません。
退職・採用難・教育コストに左右されないよう、会社の土台を外側に作ることです。
これが産業廃棄物（産廃） 事務代行の本質です。
外部に土台を作る：産廃事務代行という選択
| 経営の不安 | 起きがちな末路 | インフラ化でどう変わる |
|---|---|---|
| 退職のたびに混乱 | 引き継ぎ不能／手順不明／社長が穴埋め | 組織対応で止まらない |
| 属人化で見えない | 誰も全体像が分からない／判断が属人的 | 見える化（台帳・ルール化） |
| 採用・教育が地獄 | 募集→離職→再募集の繰り返し | 教育コストを最小化 |
大事な一言：
人は退職することがあります。だからこそ、会社を支えるのは「個人」ではなく「仕組み」。
ケイ・システムは、裏切らないパートナーシップとして、組織で支え続けます。
人間OCRで、現場を変えずに回す（JWNET代行入力）
ケイ・システムの人間OCRは、機械の自動読取ではありません。
現場特有の略称、走り書き、汚れ、写真の癖まで、文脈で読み解く仕組みです。
そのまま電子マニフェスト（JWNET） 代行入力につなげることで、現場を変えずに運用が回ります。
受渡確認票運用：LINEで送るだけの流れ
| ステップ | やること | 担当 |
|---|---|---|
| 1 | 受渡確認票／日報をスマホで撮影して送信（LINE/メール） | 現場・運搬 |
| 2 | 人間OCRで読み取り、必要情報を整理（不明点は最小限の確認） | ケイ・システム |
| 3 | JWNET代行入力（起票・登録・運用の整流化） | ケイ・システム |
| 4 | 詰まり原因を潰し、次回から差戻しが減るよう標準化 | ケイ・システム＋貴社事務 |
年間17万5千枚の原体験が、精度の土台です
機械は「綺麗な字」に強く、人間は「現場のクセ」に強い。
ケイ・システムは、紙の現場を知り尽くした上で、データ化まで落とし込みます。
だから、現場が反対しがちなDXも、現場負担ゼロに近い形で進められます。
「今の伝票をスマホで撮って送るだけ」で、どこが詰まりやすいか診断できます。
まずは“変える前に”、今の運用を壊さずに回す道を確認しましょう。
導入チェックリスト（最短1週間で安定運用へ）
始める前に完璧に整える必要はありません。
ただし、次の3点だけ先に決めておくと、運用は一気に安定します。
最初に揃える3点（これだけでOK）
- 現場名のルール（略称の統一。似た現場の取り違え防止）
- 品目の呼び方（現場の言い回し→登録名への対応）
- 数量の書き方（単位・概算・小数の扱い）
| チェック項目 | 見るポイント | 担当 |
|---|---|---|
| 写真の不足 | 数字が切れていない／暗すぎない／必要箇所が写っている | 現場（送るだけ）＋ケイ・システム（判断） |
| 差戻しの原因 | 同じ原因が繰り返されていないか（ルール化で潰す） | ケイ・システム＋貴社事務 |
| 紙/電子の混在 | 二重管理になっていないか（保管・検索ルールの有無） | 貴社事務＋ケイ・システム |
コツ：
抽象論ではなく「どう困る→どう防ぐ→誰がやる」で潰すと、属人化 解消が進みます。
“人を変える”のではなく、“流れを変える”。それが最短です。
よくある質問（FAQ）
Q. 事務員がすでに辞めてしまいました。今からでも間に合いますか？
はい。まずは現状の伝票（受渡確認票・日報など）を写真で共有してください。
“どこが詰まっているか”を見える化し、優先順位を付けて立て直します。
Q. うち独自の伝票でも、人間OCRで読めますか？
基本は書式を変えずに対応します。走り書き・略称・現場のクセも文脈で判断します。
ただし内容や写真状況により確認が必要な場合があります（最小限の確認で回るよう設計します）。
Q. 電子マニフェスト（JWNET）代行入力はどこまで任せられますか？
ご希望範囲に合わせて調整可能です。日々の入力だけでなく、差戻しの減らし方や受渡確認票運用まで含めて「回る形」にします。
権限設定や社内ルールは状況により最適解が変わるため、ヒアリングのうえご提案します。
Q. 実績報告などの扱いが心配です。
報告の要否や期限は、改正や自治体運用で変わる可能性があります。一次情報（JWNET・自治体・環境省等）での確認を推奨します（要確認）。
そのうえで、普段から集計できる運用に整え、報告前に慌てない体制づくりを支援します。
お問い合わせ・ご相談（無料）
「事務員が急に辞めて困っている…」
そんな会社の不安をゼロにします。
今の伝票をスマホで撮って送るだけで診断可能。
現場を変えずに、産廃事務とJWNET運用を“止まらない仕組み”へ。
株式会社ケイ・システム｜〒242-0028 神奈川県大和市桜森2丁目3-15 三井ビル101
TEL：046-259-6112 ／ FAX：046-259-6113 ／
Mail：info@ksystem.kanagawa.jp
「紙/電子混在でも回る？」「受渡確認票運用のどこが詰まりやすい？」など、状況を伺って最短ルートをご提案します。
監修・免責
監修・執筆：株式会社ケイ・システム（神奈川県大和市）／ 代表取締役 小島 啓義
「廃棄物業界をITで変える」をミッションに活動する、産廃・解体事務の専門家。
年間17万5千枚の紙処理に向き合った実務経験を土台に、現場と事務の両面から運用設計・代行入力を支援。
現在は「ゴミの見える化」を実現する自動計量システム『企業の体重計®』の開発や、複雑化する産廃事務のBPO/DX支援を推進中。
免責：本記事は、産廃・解体業界の実務で起きやすい論点を整理した一般情報です。法令・運用は改正や自治体運用で変わる可能性があるため、必ず一次情報（JWNET・自治体・環境省等）で確認してください（要確認）。個別案件は状況により最適解が変わりますので、無料相談をご利用ください。
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